Von der Buchung zum fertigen Nachweis
Handgeschriebene Stundennachweise, E-Mail-Ping-Pong mit dem Kunden, Unterschriften per Post — das kostet wertvolle Zeit und schafft Fehler. Zeitmatrose macht daraus einen klaren, vollständig digitalen Ablauf.
- Mit Firmenlogo und Kundendaten
- Digitale Unterschriften einsammeln
- Revisionssicher archiviert
Workflow
Buchungen genehmigen
Offene Buchungen bleiben sichtbar, Entscheidungen gehen gesammelt durch und Ablehnungen sind direkt nachvollziehbar dokumentiert.
- Team-Übersicht: Alle offenen Buchungen in einer klaren Liste prüfen.
- Sammelaktionen: Mehrere Buchungen in einem Schritt freigeben oder ablehnen.
- Kommentarlogik: Ablehnungen bleiben mit Begründung für alle Beteiligten sichtbar.
Leistungsnachweise automatisch
Nachweise entstehen direkt aus gebuchten Zeiten und bleiben im gleichen System. So wird aus Freigabe ohne Umweg ein dokumentierter Nachweis — bereit zur Unterschrift.
Auto-Generierung
Nachweise werden automatisch vorbereitet und stehen ohne manuelles Zusammensuchen bereit.
PDF-Export
PDFs mit Logo, Zeiten und Unterschriftsfeld direkt aus dem Prozess.
Digitale Unterschrift
Unterschrift per App
Kunden und Mitarbeitende unterschreiben direkt im Browser oder in der App. Mit Zeitstempel, sauberem Verlauf und ohne Medienbruch.
Freigabe
Nachweise sicher mit Kunden & Steuerberater teilen
Statt Anhänge per E-Mail zu verschicken, erstellen Sie eine Dokumentfreigabe: ausgewählte Nachweise und Zusatzdateien landen gebündelt in einem passwortgeschützten Link mit Ablaufdatum.
Zeitlich & mengenmäßig begrenzt
Download- und Aufruflimit schützen die Daten — nach Ablauf sperrt sich der Link automatisch.
Jederzeit widerrufbar
Freigaben lassen sich zurückziehen, erneut versenden oder löschen — Sie behalten die Kontrolle.
So funktioniert es
Vom Buchen zum fertigen Nachweis
Häufige Fragen zu Genehmigung & Nachweisen
Wie wird die digitale Unterschrift gespeichert?
Die Unterschrift wird mit Zeitstempel gespeichert und revisionssicher archiviert. Mitarbeitende und Kunden führen sie direkt in der App oder im Browser aus.
Wie unterschreiben Kunden die Nachweise?
Kunden unterschreiben direkt in der App oder im Browser — mit Finger, Stylus oder Maus. Einfach, schnell und mobil-optimiert. Eine separate App müssen Kunden nicht installieren.
Werden Nachweise automatisch archiviert?
Ja. Alle Nachweise werden revisionssicher gespeichert und sind jederzeit abrufbar — auch Jahre später für Prüfungen oder Streitfälle.
Kann ich Nachweise per E-Mail an Kunden versenden?
Ja. Sie können Nachweise direkt aus Zeitmatrose per E-Mail versenden oder als PDF exportieren. Pro Projekt lässt sich eine Nachweis-E-Mail-Adresse hinterlegen.
Wie teile ich Nachweise sicher mit externen Personen?
Über die Dokumentfreigabe. Wählen Sie Zeitraum, Kunde und die passenden Nachweise aus — Zeitmatrose bündelt alles in einem passwortgeschützten Link mit Ablaufdatum und Download-Limit, den Sie jederzeit widerrufen können.
Kann ich Buchungen auch ablehnen und kommentieren?
Ja. Ablehnungen können mit einer Begründung kommentiert werden. Mitarbeitende sehen den Ablehnungsgrund direkt in ihrer App und können die Buchung korrigieren.
Kontakt
Klar zum Ablegen?
Schreiben Sie mir kurz, worum es geht. Ich melde mich innerhalb eines Werktages persönlich bei Ihnen.
